Betriebskosten sind nur umlagefähig, wenn der Mietvertrag es sagt (§ 556 Abs. 1 BGB). Ohne diese Klausel ist die Miete eine Inklusivmiete und Sie tragen die Kosten. Der Katalog steht in § 2 BetrKV — 17 Positionen: Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne/Breitband, Wascheinrichtungen sowie sonstige Betriebskosten (Nr. 17) — die nur zählen, wenn jede Position im Vertrag einzeln benannt ist.
Nie umlagefähig: Verwaltungskosten (einschließlich Ihrer WEG-Verwaltervergütung), Reparaturen und Instandhaltung/Instandsetzung, Zuführungen zur Erhaltungsrücklage, Bankgebühren, Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung sowie Kosten für leerstehende Einheiten.
Der klassische Anfängerfehler ist, die Jahresabrechnung der WEG an den Mieter weiterzureichen. Sie ist keine Betriebskostenabrechnung. Vor dem Abrechnen müssen Verwaltervergütung, Rücklagenzuführung und jede Reparaturposition herausgerechnet werden.
Umlage. Grundsätzlich nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1), sofern nichts anderes vereinbart ist. Heizung und Warmwasser folgen der HeizkostenV: 50–70 % verbrauchsabhängig. Alles unterliegt dem Wirtschaftlichkeitsgebot — der Pflicht, die Kosten in vertretbarem Rahmen zu halten.
Die Frist, die Streit beendet. § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Versäumen Sie das, ist Ihre Nachforderung dauerhaft weg — es sei denn, die Verzögerung war wirklich nicht von Ihnen zu vertreten. „Mein WEG-Verwalter war zu spät“ akzeptieren Gerichte in aller Regel nicht. Ein Guthaben zugunsten des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen. Spiegelbildlich hat der Mieter 12 Monate ab Zugang, um Einwendungen zu erheben.
Für einen Abrechnungszeitraum, der am 31. Dezember 2026 endet, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter sein. Setzen Sie sich eine Erinnerung für Oktober und treiben Sie den Verwalter früh an.
§ 556 Abs. 4: Der Mieter darf die zugrunde liegenden Belege einsehen; Sie dürfen sie elektronisch bereitstellen.